Job Details

Description

SOMMAIRE DU PROGRAMME:

Le département de la Logistique et Achats de l’organisation est responsable de toute la fonction logistique en Haïti, y compris les achats, les entrepôts, inventaires et charrue, ainsi que du bon fonctionnement des installations techniques. Le département Logistique doit assurer la conformité des règlements des pourvoyeurs d’avec la politique et les procédures internes de l’organisation. Dans son rôle de support aux programmes, le département logistique garde un suivi strict de la documentation relative à ses activités, assiste l’équipe de programme pour assurer que les ressources sont fournies à temps et sont suffisantes.

 

SOMMAIRE DE LA POSITION:

Travaillant dans le Département de la Logistique sous la direction du Chef de Base, cette position va prendre charge des fonctions de support pour le bureau de Mercy Corps à Miragoane pour s’assurer que le bureau de Mercy Corps fonctionne bien et a les outils nécessaires pour maintenir un minimum standard pour le travail.  Cette position va travailler en étroite collaboration avec le Procurement Assistant et le Logistics Officer.  La position est basée à Miragoane.

 

FONCTIONS ESSENTIELLES:

Logistique

  • Assurer le suivi de la maintenance des installations du bureau, aux différentes résidences ainsi que la propreté et la sécurité des dites installations ;
  • Evaluer en collaboration avec les Directeurs et Managers des programmes d’urgence les besoins en logistique ;
  • Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements des programmes d’urgence ;
  • Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non‐ consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires des programmes d’urgence ;
  • Assurer la sécurité des biens Mercy Corps et leur bonne utilisation ;
  • Assurer le suivi du système d’inventaire et un suivi systématique en rapport avec la politique de Mercy Corps en place ;
  • Assurer que toute la documentation de soutien est préparée et classée selon les procédures l’organisation ;
  • Partager avec le Manager Logistique et gestionnaire de programme des rapports de mise à jours mensuellement.

 

Achats

  • Coordonner et superviser les processus de demandes d’achats pour les programmes d’urgence jusqu’à la mise en commande, le règlement et toutes les étapes intermédiaires jusqu’à l’archivage des dossiers ;
  • Participer dans la préparation des besoins en fournitures et matériels pour le bureau des Nippes (e.g. pour le nettoyage, les guest houses, fuel).
  • Coordonner et contrôler le transport du matériel/de la marchandise acheté(e)/reçu(e) jusqu’à la destination finale.
  • Supporter la planification des activités et achats des autres départements et projets

 

Gestion de Flotte

 

  • Travailler avec le Manager Logistique pour concevoir une fonction de transport efficace dotée du personnel et de l’équipement nécessaires pour soutenir les programmes.
  • Gérer et être responsable de la flotte de véhicules, des commandes et de la gestion des stocks de toutes les pièces et consommables liés aux véhicules.
  • S’assurer que les équipements de communication et de suivi appropriés soient installés et fonctionnent dans les véhicules pour répondre aux exigences opérationnelles et de sécurité.
  • Coordination de l’entretien de routine et de la réparation des véhicules en temps opportun.
  • Assurez-vous que tous les véhicules transportent la documentation de bord requise et que tous les documents sont tenus à jour (y compris l’assurance).
  • Organiser une formation régulière de tous les conducteurs sur les compétences de base en mécanique automobile, l’inspection quotidienne du véhicule, les exercices de conduite sécuritaire, la conduite défensive et le code de la route
  • Se Familiariser avec les réglementations/lois locales.

 

Programme

  • Organiser le support de logistiques aux programmes sur le terrain ;
  • Planifier avec les équipes programmatiques les différents déplacements sur le terrain pour favorisant une bonne coordination de mouvement des véhicules affectés au bureau ;
  • Communiquer avec les Chefs de Programmes sur les besoins, défis, etc. dans les bureaux de terrain ;
  • Participer dans la planification des achats pour les sites plus loin avec les gestionnaires de programme et le département d’achats et supporter les achats et les besoins logistiques selon les besoins.

 

Représentation :

 

  • Représenter Mercy Corps devant les fournisseurs, propriétaires, et autres acteurs externes lies aux logistiques ;
  • Participer dans les réunions de Mercy Corps et supporter les activités de MC Haiti en générale ;
  • Défendre les intérêts de Mercy Corps, et respecter le code de conduite de l’organisation.

 

 

RESPONSABILITE DE SUPERVISION: Logistics Officer, IT Assistant et Procurement Assistant

REND COMPTE DIRECTEMENT A: Chef de Base

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC: Personnel de support aux programmes (Operations, RH et Finances), Gestionnaires de programmes.

 

CONNAISSANCES ET EXPERIENCE:

  • 3 à 4 ans ou plus dans la logistique, achats, entreposage, ou dans des domaines relatifs.
  • Diplôme en logistique, achats, gestion de charrue ou deux ans d’expérience dans les champs des affaires.
  • Bonnes compétences informatiques, précisément pour les programmes bureautiques et particulièrement en Excel.
  • Fortes compétences organisationnelles aussi bien que l’attention au détail.
  • Aisance dans la communication écrite et orale de l’anglais et excellente capacité de communication écrite et orale du français.

 

FACTEURS DE RÉUSSITE:

 

Une claire compréhension de l’éthique logistique et de l’obtention aussi bien que le désir et la capacité de mettre en application la conformité des politiques et procédures des donateurs d’avec celles de Mercy Corps est essentielle. Un haut niveau d’intégrité personnelle, d’honnêteté et de transparence dans tous les traitements d’argent est absolument essentiel. La capacité d’interagir efficacement et effectivement avec les membres du personnel internationaux et nationaux est exigée. Une capacité de travailler rapidement et précisément, le respect des délais et le traitement des informations dans le support des activités changeantes est nécessaire.

 

 

N.B Les candidatures féminines et les candidatures des personnes vivant dans la zone sont vivement encouragées.