Job Details

Description

SOMMAIRE DU PROGRAMME:

Le département de la Logistique et Achats de l’organisation est responsable de toute la fonction logistique en Haïti, y compris les achats, les entrepôts, inventaires et charrue, ainsi que du bon fonctionnement des installations techniques. Le département Logistique doit assurer la conformité des règlements des pourvoyeurs d’avec la politique et les procédures internes de l’organisation. Dans son rôle de support aux programmes, le département logistique garde un suivi strict de la documentation relative à ses activités, assiste l’équipe de programme pour assurer que les ressources sont fournies a temps et sont suffisantes.

 

SOMMAIRE DE LA POSITION:

Travaillant dans le Département de la Logistique sous la direction du Chef de base de la Grand-Anse, cette position va prendre charge des fonctions de support pour les bureaux de Mercy Corps pour s’assurer que le bureau de Mercy Corps de Corail fonctionne bien et a les outils nécessaires pour maintenir un minimum standard de pour le travail.  Cette position va travailler en étroite collaboration avec l’Officier Senior Logistique de Miragoane.  La position est basée à Corail, mais compris les visites régulières aux autres bureaux pour voir leurs besoins, vérifier les documentations nécessaires, et vérifier la qualité des services pour les réparations, etc.

 

FONCTIONS ESSENTIELLES:

Entretien des Bureaux

  • Assurer le suivi de la maintenance des installations de Mercy Corps au bureau, aux différentes résidences ainsi que la propreté et la sécurité des dites installations.
  • Assurer la sécurité des biens Mercy Corps et leur bonne utilisation ;
  • Développer le système d’inventaire et assure son suivi systématique ;
  • Assurer que toute la documentation de soutien est préparée et classée selon les procédures l’organisation.

 

 

Achats

  • Préparer une liste des besoins pour les bureaux de terrain (e.g. pour le nettoyage, les guest houses, fuel) pour le département d’achat.
  • Coordonner et contrôler le transport du matériel/de la marchandise acheté(e)/reçu(e) jusqu’à la destination finale.
  • Pour les micro-achats, compléter les achats pour les bureaux comme nécessaires est en accord avec les procédures de Mercy Corps.

 

Programmes

  • Dans les cas où ça sera nécessaire, organiser le support de logistiques aux programmes sur le terrain ;
  • Communiquer avec le Chef de base des Nippes sur les besoins, défis, etc. dans les bureaux de terrain
  • Participer dans la planification des achats pour les sites plus loin avec les PM et le département d’achats et supporter les achats et les besoins logistiques selon les besoins.

 

Transport

 

Assurer la gestion du transport de personnes et des biens, l’organisation des mouvements, l’allocation des véhicules

• Organiser toutes sollicitations logistiques liées au transport ou engins motorisés pour la réalisation des activités opérationnelles

• Assurer le respect des procédures de gestions de flotte et des moyens généraux en conformité au manuel de référence.

• Garantir la bonne gestion organisationnelle et opérationnelle du parc et s’assurer de la disponibilité des véhicules.

• Appuyer le dispatcher dans la gestion des déplacements/allocation des véhicules, du suivi administratif (documentation, renouvellement assurances /Vignettes etc.)

• Valider au niveau mécanique le planning des mouvements et solliciter la validation du chef de département.

• Maintenir le stock de pièces de rechange et des outils et placer les requêtes pour le renouvellement de stock dans les délais.

 

Sécurité
• En charge de la sécurité du staff local et des expatriés, sur le terrain et sur la base, à travers des mises à jours régulières de la situation du niveau de sécurité dans le département des Nippes et en mettant en place des mesures pour le staff sur le terrain.
• Maintenir les contacts réguliers avec le personnel en charge de la sécurité de MC a Miragoane en charge de la sécurité des ONG, agences des UN et organisations internationales dans le département
• Participer aux réunions de coordination sécuritaire ;

Assurer du respect des normes de la sécurité du bureau, des véhicules et des équipements de Mercy Corps

 

Gestion des biens de valeurs de l’organisation :
• Inventorier les biens de valeur de l’organisation
• Effectuer la maintenance et la gestion du matériel de valeur incluant le matériel informatique et bureautique, matériel de communication, matériel énergétique (générateur, inverter.)
• Affecter les biens de valeurs
• Identifier les biens de valeurs
• Effectuer un rapport mensuel

 

 

Représentation :

  • Représenter Mercy Corps devant les fournisseurs, propriétaires, et autres acteurs externes lies aux logistiques
  • Participer dans les réunions de Mercy Corps et supporter les activités de MC Haiti en générale ;

 

 

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Assistant Approvisionnement de la Grand-Anse, Gardien, Chauffeurs

REND COMPTE DIRECTEMENT A: Chef de base de la Grand-Anse et Officier Senior Logistique des Nippes

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC: personnel de support aux programmes (Operations, RH et Finances), Chefs des projets,

 

CONNAISSANCES ET EXPERIENCE:

  • Trois ans ou plus dans la logistique, achats, entreposage, ou dans des domaines relatifs
  • Diplôme en logistique, achats, gestion de charrue ou Deux ans d’expérience dans les champs des affaires
  • Bonne compétence informatique, précisément pour les programmes bureautiques et particulierement en Excel.
  • Fortes compétences organisationnelles aussi bien que l’attention au detail
  • Aisance dans la communication ecrite et orale de l’anglais et excellente capacite de communication ecrite et orale du francais.

 

FACTEURS DE REUSSITE:

 

Une claire compréhension de l’éthique logistique et de l’obtention aussi bien que le desir et la capacité de mettre en application la conformité des politiques et procédures des donateurs d’avec celles de Mercy Corps est essentielle. Un haut niveau d’intégrité personnelle, d’honnêteté et de transparence dans tous les traitements d’argent est absolument essentiel. La capacité d’interagir efficacement et effectivement avec les membres du personnel internationaux et nationaux est exigée. Une capacité de travailler rapidement et précisément, le respect des délais et le traitement des informations dans le support des activités changeantes est nécessaire.